Fiche de poste d’Assistante Commerciale Activité Trading
POSITION DANS L’ORGANISATION
PRINCIPALES ACTIVITÉS / RESPONSABILITÉS
Gestion des commandes
Il/Elle réceptionne les demandes de cotations des clients
Il/Elle prépare les offres commerciales et les communique aux clients après les avoir validées avec le responsable des achats, dans un délai maximum de 3 jours.
Il/Elle édite les pro-forma / les factures clients ainsi que les PO fournisseurs.
Il/Elle a la responsabilité de respecter les délais de commande et de livraison des produits.
Il/Elle met à jour les fichiers « suivi de cotations » et « suivi stock/ vente » au quotidien. Chaque semaine, elle adresse aux clients la mise à jour de leurs commandes.
Administration des ventes
Il/Elle s’assure lors de la commande que nous disposons des permis d’importations requis dans les territoires à destination pour chacun des articles concernés
Il/Elle s’assure que les produits importés sont conformes à la réglementation du territoire à destination.
Il/Elle relance les clients pour le recouvrement des créances.
Il/Elle assure le suivi de règlement des fournisseurs pour l’obtention des documents ou relâches
Logistique et documentation
Il/Elle assure le suivi de l’embarquement des commandes aux dates prévues.
Il/Elle met à jour le fichier « plan de commande » au quotidien
Il/Elle rassemble et vérifie les documents à l’importation.
Il/Elle assure la récupération et vérification des factures auprès des prestataires.
Il/Elle adresse aux clients les documents à l’importation en vérifiant au préalable auprès de la Responsable Administrative et Comptable que toutes les conditions sont réunies pour que le fournisseur relâche la marchandise.
Il/Elle coordonne le processus à partir de la commande jusqu’à la livraison.
Il/Elle communique aux clients les dates de départ et d’arrivée des conteneurs.
Il/Elle assure le suivi des containers et informe les clients des éventuels retards ou décalages par rapport aux dates d’arrivées prévisionnelles.
Commercial
Il/Elle demande les statisques de vente et les stocks des produits vendus chez le client en interne tous les 15 jours.
Il/ Elle analyse les stocks des clients et fait des propositions de commandes pour le réassort.
En relation directe avec les clients, il/elle entretient des relations privilégiées pour garantir le meilleur service.
Il/Elle informe les responsables des achats de tout problème et/ou remontées d’informations clients.
Il/Elle recense les réclamations clients et les demandes de SAV auprès des fournisseurs, en informe le responsable des achats Trading et en assure le suivi.
Il/Elle est aussi force de proposition pour envoyer des offres spontanées (promotionnelle, déstockage…) mensuellement avec l’accord du responsable des achats
CONTEXTE / ENJEUX
Enjeux majeurs :
- Fiabiliser les circuits des commandes et de livraison.
- Améliorer le délai de traitement des cotations et des commandes.
- Améliorer la qualité du service par la communication régulière aux clients des mises à jour de leurs commandes.
- Réguler les flux en fonction des stocks clients
FINALITÉS
– Garantir un traitement fiabilisé des commandes
– Réduire le délai de gestion de commande et de livraison
– Augmenter le chiffre d’affaires grâce a un travail d’analyse et de proposition commerciale
ATTITUDES ET LES APTITUDES
Rigueur et méthode pour le suivi des fichiers gestion commerciale ainsi que de la conformité de la documentation
Sens de l’organisation et communication
Efficacité – fiabilité (sens du détail – esprit d’initiative).
Adhésion (participe à la démarche de progrès de l’entreprise).
Maîtrise de l’outil informatique (Excel en particulier, ACCPAC recommandé).
PROFIL
Niveau : Licence ou Master
Une expérience dans la gestion des commandes à l’export sera un plus
Langue : Français et Anglais (oral et écrit)
Maîtrise de l’outil informatique (Excel en particulier, ACCPAC recommandé)
Les CV peuvent-être envoyés sur l’adresse mail : direction@maurema.net
